De nombreuses organisations ont conscience de l’importance de la qualité de la Gestion des Temps et des Activités pour gagner en efficacité et en performance. Elles mettent en effet de plus en plus de moyens spécifiques pour choisir une application adaptée à leur activité et font appel davantage à des experts GTA pour mettre en œuvre les process et les solutions.
Il n’en reste pas moins que de nombreuses organisations rencontrent des problématiques liées aux :
- Interprétations des textes de références, accords collectifs, d’entreprise et usages rédigés ou non…
- Cas d’utilisation complexes qui ne sont pas prévus dans les accords
- Cas d’usage complexes qui nécessitent des arbitrages avec les managers et la DRH et parfois les partenaires sociaux
- Habitudes des sachants de faire des calculs rapides, des corrections d’anomalies sans procédures de référence
- Calculs complexes type prorata, calcul de poids de journée pour les temps partiels, modulation, calcul de CET pour les temps partiels…
- Correction des anomalies de badgeages avec des motifs d’absence et de présence en temps de travail effectif ou non…
- Difficulté à mettre les nouveaux dispositifs télétravail, Ticket restaurant, CSE et Organisation syndicale…
Autant de problématiques qui viennent du fait que les applications de gestion des temps et de planification sont parmi les plus utilisées. Chaque minute, un évènement nouveau peut se produire et impacter les compteurs. Le moindre évènement doit être pris en compte avec la bonne formule, le bon algorithme pour que les données soient justes. La combinatoire de motifs de présence, d’absence en temps de travail effectif ou non sur des cycles horaires avec ou sans badgeage révèle une multitude de cas qu’il est difficile de dénombrer simplement. C’est aussi cette combinatoire qui doit être prise en compte pour la clarification des accords afin de les appliquer au plus juste. La stratégie de recette et le plan de recette doit également tenir compte de cette combinatoire.
Quelques pistes pour répondre à ces problématiques :
- Avec le service RH et juridique, rédiger de manière la plus exhaustive et explicite possible tous les cas d’utilisation afin d’appliquer les accords au plus juste
- Rédiger le livre blanc de la GTA avec la RH, les managers et parfois les partenaires sociaux (prévoir les mises à jour de ce document de référence)
- Rédiger le guide des bonnes pratiques afin de constituer le manuel de référence aussi bien pour les sachants que pour les nouveaux managers et gestionnaires…
- Gérer en mode projet la mise en œuvre des nouveaux dispositifs liés à l’actualité réglementaire de la GTA
- Communiquer, accompagner, former, impliquer les acteurs fortement impactés par la GTA comme les gestionnaires RH, les managers et les partenaires sociaux…
