5 questions à se poser pour bien rédiger votre livre blanc de paie et GTA

Comme il existe de nombreuses définitions de livre blanc, selon les domaines d’activité, RH, la taille de l’organisation, le secteur d’activité… Il convient dans un premier temps de bien définir le contenu et les objectifs de ce document de référence.

Selon certains clients ou services, le livre blanc GTA et/ou PAIE est une consolidation des textes réglementaires tels que la convention collective, les accords collectifs et autres règles en vigueur dans l’organisation. Pour la gestion des temps, il rassemble par exemple les règles de temps de travail effectif, les majorations des heures supplémentaires, les éléments variables de paie, les règles sur les absences de congés payés, les récupérations et autres évènements et dispositifs.  

Autrement dit, cette version de livre blanc peut être plutôt considérée comme un recueil du réglementaire officiel et théorique qui aura pour objectif de consolider tous les accords applicables.

D’autres s’accordent à dire que le livre blanc constitue le recueil des process et des règles d’usage internes. Autrement dit, il s’agit de rédiger de manière la plus explicite et inéquivoque possible comment les règles du recueil du réglementaire sont appliquées dans l’organisation. Il est décrit par exemple, dans cette nouvelle version de livre blanc, les workflows de validation manager ou/et RH, le calcul de certains compteurs lors du passage de temps partiel à temps plein, l’actualisation des compteurs en cas de changement de statut non-cadre à cadre, CDD en CDI, le calcul des poids de journée pour les temps partiels en cas d’absence… 

Ampoule et engrenage avec un remplissage uniNota : Quelle que soit l’orientation donnée le livre blanc est évolutif, il nécessite des mises à jour régulières afin d’assurer sa pérennité.

En conclusion, il convient de bien définir les objectifs et le contenu de ce livre blanc. S’agit-il d’un recueil du réglementaire uniquement, d’un recueil des règles d’application des règles ou un mixte des deux ? Cette première étape vise à bien définir le périmètre avant d’entrer dans le vif du sujet. Il s’agit d’un pilier essentiel de la réussite.

De nombreuses organisations publiques et privées réaménagent leur Organisation du Temps de Travail (OTT), dénoncent des accords, réorganisent les usages internes de gestion des temps. De plus, ces organisations qui parfois fusionnent, s’agrandissent, se réorganisent, subissent des évolutions réglementaires et des turnovers, notamment départs en retraite importants. 

Certains usages sont bien décrits, prescrits, ils font bien référence aux textes en vigueur tandis que d’autres ne sont pas prescrits, non écrits explicitement. Les sachants de la gestion des temps et des activités, face à certains vides juridiques appliquent des usages non validés juridiquement. Ni mode opératoire, ni process clairement définis. 

Si nous parlons d’un livre blanc qui a pour objectif d’appliquer le réglementaire et les règles d’usage, celui-ci constituera le document de référence pour les gestionnaires RH, référents GTA et managers de proximité en poste et aussi pour les nouveaux embauchés. Chacune des questions spécifiques trouve sa réponse avec une description inéquivoque et applicable. 

Le livre blanc a parfois vocation de faciliter le changement de logiciel GTA. Comme les règles sont décrites précisément, ce support sera fort utile pour l’aide au choix ainsi que pour le paramétrage de la solution retenue.

Le service juridique et les ressources humaines sont les premiers acteurs concernés par la rédaction et l’application du réglementaire GTA en vigueur. L’implication des partenaires sociaux, organisations syndicales, membre du CSE sont parfois nécessaires sur certains sujets notamment sur les compteurs, les motifs et les règles de gestion des temps de suivi de délégation…

Les managers de proximité sont très fortement impliqués dans la gestion des temps au quotidien. Il convient de les consulter lors de la définition / validation des process et de bien les informer sur les aspects juridiques de l’organisation.

Difficile de trouver un modèle de livre blanc directement applicable à votre organisation. La diversité des accords collectifs, conventions collectives, accords de branches et des spécificités du secteur d’activité et d’usages spécifiques internes ne permet pas de partir d’un modèle que vous puissiez modifier rapidement. Cependant, si nous prenons l’exemple d’un livre blanc qui référence les process et les modes de calculs, les règles de gestion, celui-ci est très souvent rédigé sous forme de tableau pour chacun des sujets.  

Exemple d’une trame à personnaliser : 

Sujet / Thème et sous thème Référence juridique datées avec dernière mises à jour Description de la/les règles de gestion 
Dérogation / spécificité  Modalité d’application Spécificité pour chaque population (contrat, statut…)  
Périodicité de la règle (quotidien, hebdo, mensuel, autre période…) Modes de calcul : voir si différent pour chaque population, déclenchement manuel ou automatique, compteurs intermédiaires indicateur / paramètre de calcul, prorata… Impact sur les compteurs GTA avec la Paie et autres interfaces  
Impact sur les autres compteurs (HS, RTT, récupération…) Impact sur les compteurs de compensation  Information salariés / Manager / RH 
Process du sujet étape par étape avec acteurs, workflows de validation… Exceptions à la règle Dépendance ou antécédent à une autre règle de gestion 
Trame personnalisée de livre blanc paie et GTA

A cette liste non exhaustive s’ajoutent des exemples de cas concrets. Par exemple, le calcul du poids de journée pour des salariés en temps partiels qui ont un horaire hebdomadaire théorique sur 3,4 jours. Comment se calcule le décompte des congés payés (CP) pris s’il y a un jour férié (JF) dans la semaine ?  

Dans cet exemple, le motif REPOS correspond au jour non travaillé dans la semaine. En amont, une formule de décompte de CP pris a été définie et est reprise dans certaines cellules pour comprendre le résultat. 

Décompte de CP

Plus la liste de cas est exhaustive, plus il sera facile de répondre à des problématiques compliquées. 

Une fois déterminée la définition du livre blanc avec ses objectifs et sa table des matières et après avoir identifié l’équipe référente, peuvent commercer les ateliers de rédaction. En termes de méthodologie, il est fort utile d’utiliser une trame à personnaliser avec des exemples et des schémas. L’analyse de cas et la schématisation sont vraiment un plus pour la compréhension et pour faciliter les arbitrages participatifs et collectifs. 

  • Faire appel à un(e) consultant(e) externe ou référent(e) interne pour concevoir animer et réaliser le livre blanc en mode participatif avec les acteurs clés. 
  • Définir précisément les objectifs et la table des matières du livre blanc. 
  • Constituer une équipe avec les acteurs concernés (référents GTA, juridique, RH, IRP, CSE, managers…). 
  • Prendre le temps de traiter les sujets compliqués tels que les temps partiels, les changements de situation (par exemple des CDD qui deviennent CDI, des salariés en heures badgeant qui « passent » en forfait jours ou en forfait heures et vice-versa, l’impact sur les compteurs des entrées/sorties de personnel en cours d’année…) . 
  • L’intention est de décrire, expliciter le plus clairement possible les règles et leurs applications avec le plus possible de cas précis, des illustrations, schémas… La description des modalités d’application sont autoporteuses (se suffisent à elle-même, pas d’acronyme ou d’interprétation possible).  
  • Relire et valider dans un second temps le contenu avec l’équipe référente. 
  • Se donner le temps de produire un livre blanc de référence et de qualité, tout en sachant qu’il sera très probablement mis à jour avec de nouvelles règles et de nouvelles applications. Avoir à l’esprit que ce document évolutif est la mémoire GTA de l’organisation.